Como fazer uma assembleia virtual sem erros?

Assembleia e reuniões por Janaína Ferreira em 24/05/2022

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A pandemia do COVID-19 mudou e criou vários cenários da nossa vida, tanto grandes quanto pequenos. Novos desafios surgiram e estamos todos trabalhando para superá-los.

Nesse contexto, os síndicos dos condomínios concentraram-se na saúde e na segurança dos moradores e, inevitavelmente, os desafios da gestão exigiram que as assembleias fossem feitas de forma remota e, mais recentemente, de forma hibrida.

A pandemia também agiu como um acelerador para que economias e comunidades em todo o mundo avançassem para a era digital, e o setor de condomínios também seguiu o exemplo.
Portanto, os síndicos devem se adaptar cuidadosamente para garantir que suas assembleias virtuais ocorram sem problemas. Por isso, fornecemos abaixo dicas importantes para garantir uma assembleia virtual sem erros para o seu condomínio.

1. Forneça instruções claras sobre o acesso

O processo para convocar uma assembleia virtual é o mesmo que para assembleias presenciais, com alguns pequenos ajustes na convocação.

Seja pela internet, por sistemas ou aplicativos, os síndicos devem se lembrar de divulgar as instruções de acesso para a assembleia virtual. Essas instruções podem incluir como baixar qualquer software de reunião virtual, como se registrar para a reunião ou como será feita a votação dos assuntos.

2. Faça um teste

Ao realizar uma assembleia virtual, teste a tecnologia com antecedência para garantir que a reunião seja executada com sucesso e os participantes possam contribuir.

Sempre se familiarize com a plataforma ou aplicativo que você está usando e certifique-se de poder navegar com facilidade e rapidez em recursos como compartilhamento de tela, silenciar e ativar participantes e permissões de webcam.

Além disso, confirme se sua área de trabalho está limpa e organizada, envie instruções detalhadas de login aos participantes, como já dito anteriormente, e garanta que o áudio do seu computador esteja funcionando corretamente.

Depois disso, ofereça a sua ajuda às pessoas que têm dificuldade em lidar com a tecnologia, principalmente quando se trata de idosos.

3. Dê instruções no começo da assembleia

Em um primeiro momento, a maioria das pessoas ficam curiosas sobre como fazer perguntas e compartilhar áudio durante uma reunião.

Outros itens, como votar ou como obter suporte quando surgirem problemas técnicos, precisarão ser compartilhados. Apresentar essas informações no início da reunião ajudará a responder as perguntas que estarão na mente de muitos moradores presentes.

4. Assegure-se de que a votação seja conduzida em conformidade

O sistema de votação escolhido deve ter a capacidade de registrar, reter e permitir facilmente o acesso a todas as informações de votação necessárias.

Tal como acontece com a assembleia presencial, qualquer sistema de votação que você use deve conciliar adequadamente os votos que chegam através dos vários canais (digital ou impresso) para garantir que pessoas que moram na mesma unidade não votem na mesma pauta já votada por outro membro.

5. Grave a assembleia

As assembleias virtuais podem ser gravadas e permitem a revisão futura, caso necessário. Desta forma, será mais fácil para o síndico poder compartilhar o material e atualizar sobre as decisões tomadas com os moradores que não puderam participar.

6. Publique a ata logo após a assembleia

Mesmo que a assembleia esteja gravada, é muito importante que a publicação da ata seja feita. A ata ainda é o documento mais importante de registro de tudo o que foi debatido e deliberado nas assembleias realizadas pelos condôminos.

Conclusão

Um conceito totalmente novo, como uma assembleia totalmente virtual, pode parecer intimidante. Há muito para gerenciar e muitos novos conceitos para aprender e implementar.

No entanto, momentos como estes exigem que todos nos adaptemos para ter sucesso. Esta é uma adaptação que muitos irão achar necessário e, felizmente, soluções tecnológicas, como o Conviver App, oferecem esse serviço para ajudar os condomínios a continuar suas operações de forma segura e eficaz!

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