Fazer uma boa gestão financeira do condomínio é uma tarefa complexa. Considerando que os condôminos pagam a taxa condominial, obviamente eles terão grandes expectativas de como o administrador faz a gestão desse dinheiro.
A título de exemplo, além de definir a aplicação dos recursos, o administrador também é responsável pela manutenção da área comum e por estabelecer o que o proprietário pode ou não fazer com o seu imóvel.
Não raro, os administradores escutam opiniões todos os dias e precisam entender que nem todos os moradores ficarão satisfeitos com o seu parecer. Portanto, é preciso se esforçar para ser íntegro e justo na gestão do condomínio.
Tentar obter as chaves principais para saber como gerenciar um condomínio de forma eficaz pode ser uma lista infinita – que é capaz até de continuar crescendo conforme a experiência que adquirimos.
Mas você precisa começar com uma base. Assim, dependendo das situações que surgem, podemos melhorar os processos e métodos.
À vista disso, separamos 5 dicas de boas práticas que são inevitáveis para alcançar uma boa gestão financeira:
Defina quais são as principais áreas de responsabilidade
Em primeiro lugar, com a ajuda de parceiros e colaboração dos conselheiros, tente determinar as principais obrigações da gestão do condomínio, dentre eles, estão:
• Manutenção de edifícios e áreas de lazer, como piscinas
• Preservação de jardins
• Reserva das áreas comuns e de lazer
• Manutenção de salas de recreação e outros espaços compartilhados
• Recolhimento de lixo e reciclagem
• Segurança do condomínio
• Dar resposta de emergência a condições climáticas alarmantes, tentativa de roubo, incêndio e outros acidentes
• Responsabilizar proprietários de condomínios por descumprimento das regras do regimento e convenção
• Sanar as demandas e conflitos do condomínio
• Realizar reuniões mensais para a comunidade do condomínio
• Cobrar as taxas de condomínio
Prepare um orçamento
Parece ser um conselho básico e essencial, mas pode ser difícil de colocar em prática. Quando se trata de receber os pagamentos, tendemos a querer resolver as pendências que exigem dinheiro.
No entanto, a chave é saber quando e quanto gastar. Priorize as questões mais importantes que podem afetar o resto do condomínio. Procure opções econômicas e organize o orçamento para não gastar mais do que deveria.
Escolha os melhores fornecedores para o condomínio
Após entender as suas principais responsabilidades e preparar um orçamento, você pode, então, desenvolver um plano de gerenciamento de comunidade de condomínio.
Essa tarefa é difícil de se fazer sozinho. Portanto, você precisará da ajuda de parceiros externos para fornecer vários tipos de manutenção, como manutenção de elevadores, jardinagem e até mesmo como sanar dívidas inadimplentes.
Depois de analisar suas necessidades, se aplicável, reúna orçamentos de diferentes empresas locais e os compare.
O menor orçamento não quer dizer que seja o melhor, assim como o mais caro. É preciso fazer uma boa análise do serviço em questão para garantir o melhor um custo-benefício.
Use planilhas e/ou algum sistema de gestão condominial
Para uma boa gestão financeira do condomínio, é indispensável saber em detalhes em que o dinheiro está sendo gasto. Para manter um bom controle das finanças, é importante utilizar um documento com todas as despesas e lucros.
Organize primeiro contas mensais e despesas fixas. Depois, prepare um plano para pagar qualquer tipo de dívida e planeje um orçamento que defina todos os tipos de despesas, para depois gerar o relatório contábil que apontará a situação financeira do condomínio.
Tenha uma boa comunicação
Pode não parecer uma dica de gestão financeira, mas é! Tanto nas relações pessoais quanto profissionais, esse é sempre um ponto a destacar. Ressalta-se que não há como manter um bom controle e uma administração eficiente se falta uma boa comunicação.
É importante fazer bom uso das ferramentas que temos hoje graças à tecnologia, como, por exemplo, criar um grupo de todos os funcionários dentro da administração ou ainda utilizar o Conviver app, com o intuito de manter todos atualizados e organizados.
Esperamos que este artigo tenha sido útil para você!
Até o próximo conteúdo! 🙂
