Uma das ferramentas bem conhecidas e essencial é o livro de ocorrências condominial, onde são registrados situações relevantes, solicitações, reclamações, etc.
Sendo usado como um importante canal de comunicação no dia a dia, é essencial que seja bem utilizado, evitando problema ao síndico e envolvidos. Afinal, tudo o que fica registrado ali pode ser visto por todos do condomínio.
Então, vamos entender melhor sobre o livro de ocorrências condominial, o que é, como utilizar e como a tecnologia pode ajudar a otimizar suas funcionalidades? Acompanhe a seguir!
O que é um livro de ocorrências condominial?
O livro de ocorrências condominial pode ser utilizado por todos em um condomínio, inclusive por colaboradores e funciona como um registro geral de tudo o que ocorre, voltado, principalmente, a questões disciplinares.
Sendo assim, ele serve para divulgar o que acontece no condomínio, reparos, manutenções, ajustes, dar sugestões, fazer reclamações e, até mesmo, registrar e mediar possíveis desentendimentos entre condôminos.
Vale a pena utilizar o livro de ocorrências?
Sim! O uso de um livro de ocorrências no condomínio é recomendada por servir como um instrumento de controle social. Reunimos, aqui, alguns dos seus benefícios. Confira:
1. Permitir que sejam feitas sugestões de melhorias;
2. Levar mais transparência para a administração;
3. Auxiliar na mediação de conflitos e, assim, promover uma melhor convivência;
4. Ser utilizado como um canal de comunicação oficial;
5. Ajudar na gestão disciplinar do síndico;
6. Servir como prova judicial em caso de litígios entre vizinhos.
Ainda assim, mesmo que não seja obrigatório, é indispensável que seja aprovado em assembleia pelos moradores!
Afinal, como utilizar o livro de ocorrências condominial de maneira correta?
O primeiro ponto é que o livro de ocorrências fique na portaria. Afinal, é um lugar onde todos, eventualmente, circulam.
O segundo ponto é informar sobre seu uso e importância nas assembleias, reuniões de condomínio ou por meio de aviso fixado em um local visível, como no elevador ou no quadro de avisos.
O terceiro ponto é sempre deixar as instruções de uso na capa ou contracapa.
E ainda, vale se atentar para algumas boas práticas de utilização, como:
● Identificar-se pelo nome e pela unidade em qualquer anotação;
● Ser construtivo nos comentários, tendo como objetivo melhorar a convivência;
● Apontar problemas e não criticar as pessoas;
● Não utilizar ironia ou figuras de linguagem que possam confundir;
● E, claro, registrar a sugestão, dúvida ou reclamação de forma clara e objetiva.
Sendo assim, as ocorrências registradas devem ser, preferencialmente, aquelas que afetem as rotinas do condomínio e a segurança ou a tranquilidade dos outros moradores.
Já imaginou um livro de ocorrências online?
Embora o livro de ocorrências já seja algo comum nas portarias dos condomínios, isso não quer dizer que ele não tenha seus problemas de praticidade.
Por exemplo, o morador que deseja fazer uma ocorrência deve sair do seu apartamento ou casa e se dirigir à portaria para registrar a mão o assunto. Já o síndico, só verá essa ocorrência quando passar pela portaria.
Para resolver esse e outros problemas, o livro de ocorrências online pode ser utilizado pelo porteiro, zelador, síndico e moradores, tudo em tempo real e onde a pessoa estiver. Afinal, as informações são gravadas automaticamente.
Com o App Conviver é possível ter acesso ao livro de ocorrências condominial de maneira online!
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